『会社では教えてもらえない 生産性が高い人の思考整理のキホン』の紹介
こんにちは、a-keyです。
今回、皆さんに紹介する本は『会社では教えてもらえない 生産性が高い人の思考整理のキホン』です。
最近、本の纏めサイトや要約サービスが台頭してますよね。
なので、ただ紹介するだけじゃ詰らないと思いましたので、本書の紹介に加えて私なりの考えを一緒に示していきます。
そもそも生産性の高い行動って、どのような行動を指すのでしょうか？
私達は日常生活や職場など、その場その場において様々な行動をとっています。
忙しく行動を起こさないといけないこともあれば、時間つぶし程度にやっている事だってある。勿論、取り立てて意識せずに行っている行動だってあります。
"生産性の高い行動"が対象とするのは、明確な目的と定められた期日のある行動です。
「この駅で降りた事が無いから、途中下車してブラリ旅してみるか」とか
「やる事が無いから、今日はゲームでもしていよう」といった行動に対して、生産性は求めません。
やっぱり生産性の高い行動が求められるのは、家庭や職場での業務活動です。
これらの行動ではやる内容、件数に追われてしまい、一つ当たりにかけられる時間が短くなってしまう事が多いです。
勿論、時間を多くかけて良い成果を出さなければならない場合もありますが、良い成果を得る為に他の事が疎かになってしまっていては本末転倒になってしまいます。
生産性の高い行動とは、一定の時間の中で数多くある活動に対し適切に時間配分を行い、求められた成果を多く産出していく行為となります。
皆さんはこのような行動をとれていますか？
ちなみに私は取っていません。
それでは、さっそく本書の内容について紹介していきましょう。
生産性の高い行動を取る４つの方法
生産性の高い行動を取るには、本書によると4つの方法があります。
- 思考整理＝準備
- 行動を分解する
- 本当の納期を理解する
- 事実を伝える
それぞれの内容について、詳しく紹介していきます。
１．思考整理＝準備
昨今、マルチタスクって言葉をよく耳にしますね。
マルチタスクとは情報関係の言葉でして、同時に複数の処理を実行する能力を意味します。
一つの処理しか実行できなかった当時のコンピュータにとって、同時に複数の処理を実行できるというのは画期的な能力です。
この能力と同じように、私達の行動も同時進行で行うべきだと考えられ、家事や仕事といった行動のマルチタスク化が求められています。
では、実際に行動をマルチタスク化出来るかと問われれば、難しいですよね。
一つの物事を考えている時、別の行動を取ったり、考えたりしていると、いつの間にか何をしているのか自分自身でさえ分からなくなってしまいます。
混乱している自分を落ち着かせて、時計を見ると知らず知らずのうちに時間ばかりが経ってしまっているなんてオチは良くある話です。
こうならない為に本書では思考整理を行い、進め方を組み立ててから実行する方法を提案しています。
思考整理？ 聞きなれない言葉ですね。
思考整理とは、頭の中で考えている内容を整理して明確化する行為です。
思考整理には次の原則があります。
- 不要なものを捨てる
- 残ったものを整える
頭の中では様々な事を考えています。
それらの内、目的に沿わない内容のものを一旦捨ててしまい、残ったものだけを整理して、行動の進め方を組み立てていきます。
目的に沿わない内容は、別の事案に関係している事であって、今やろうとしている事には関係がありません。
そのような内容を考えに含めてしまうと、考えがうまく纏まらず、気が付けば混乱してしまうでしょう。
いらない物は捨ててしまい、思考のミニマリストになりましょう。
考えている内容が目的に沿っているのか、いないのか判断できない場合があります。
その原因の多くは考えている内容自体が言語化出来ていない為に怒っています。
何となく分かっている、雰囲気で理解している状態だと、自分自身でさえ理解していないことを考えているフリをしているに過ぎません。
まずは言語化が必要となります。
言語化をする上でお勧めの方法はポストイットやコピー用紙に書き出してみる事です。
書き出した内容を読んで、目的に沿うか沿わないかを判断して、不要な考えだけを取り除きましょう。
次に残った内容を並べ替えて、行動する内容を組み立てていくのです。
行動する内容が組み上がれば、行動が向かうべきゴールが定まった状態になるので、あとは実際に行動して成果を作成するだけになります。
生産性の高い行動を取る為のアクションプランは、
①考えていることを紙に書き出す
②書き出した内容を読んで、いらないものを取り除く
③残った内容を並べ替えて、行動する順番を組み上げる
２．行動を分解する
上記の段階にて不要な行動が取り除かれて、いよいよ行動する時が来ました。
行動する内容は既に言語化が済んでおり、向かうべきゴールが見定まっている状態です。
この段階に来ましたら、やるべき行動は次の三つです。
- 完了する時間をざっくりと見積もる
- 目的を明確にし、再認識する
- 複雑な内容を分解して、単純な内容にする
それぞれについて、詳しく説明していきます。
一つ目の"完了する時間をざっくりと見積もる"という行為は、仕事量に対して必要とする時間を見積もる行為です。
何故、時間を見積もる必要があるかというと、納期までに残された時間は有限だからです。
複数の案件をマルチタスクに進めていく場合、優先順位と仕事量に対してかけたい時間的負荷を決めていく必要があります。
例えば重要な案件とそうでない案件が同じ納期だった場合、重要な案件に時間を多く割いて、そうでない案件はさっと済ませたいですよね。
この場合、重要ではない案件に多くの時間的負荷をかけてしまったら、重要な案件に最低限の時間しか割くことが出来ず、満足のいく成果が挙げられないかもしれません。
そうならない為にも、複数の案件を処理する際には時間を見積もっていく必要があります。
初めのうちは時間を見積もっても、その通りにならない場合が多いでしょう。
とはいえ、 失敗を繰り返すうちに時間の見積もりが出来るようになります。
最初から完璧を求めずに、時間を意識する行為から始めていきましょう。
二つ目の"目的を明確にし、再認識する"ですが、意外に忘れやすい内容です。
思考整理をした段階で目的が明確化され、言語化が済んでいるので問題ないと思ってしまいます。
しかし、実際に行動を進めていくと思わぬ方向へ向かってしまいがちです。
進めているうちは気付かないですが、いざ読み返してみると本来の目的とは違う内容になっていたり、ぼやけていたりします。
大切なのは都度、目的の明確化と再認識です。
実際に行動している最中に立ち止まり、進むべき方向が間違っていないか、逸れてきていないか確認しましょう。
三つ目の"複雑な内容を分解して、単純な内容にする"は、さらなる思考整理を実施する行為となります。
言語化した内容を実施するにあたり、様々な考えが脳裏を過ります。
その状態が続くと、いらない考えまでが次々と出てきてしまい、再び思考が混乱した状態になります。
この状態が続くと最悪の場合、思考停止状態となってしまい、気が付けば多くの時間的ロスを発生させていたという事態を招きかねません。
そもそも行動の最中に様々な考えが思い浮かんできてしまうのは、思考整理が足りておらず、曖昧な表現で言語化した為に生じています。
思考整理が足りていないと、取ろうとしている行動を自分自身が理解できていません。
自分自身が理解した状態を作り出すために、その行動自体に対して思考整理を実施して、より単純な内容に分解してしましょう。
生産性の高い行動を取る為のアクションプランは
- 複数の案件に対して割く時間をざっくりと見積もる
- 目的の明確化と再認識
- 複雑な内容を分解して、単純な内容にする
3．本当の納期を理解する
目的のある行動には、必ず期日がありますよね。
顧客のクレーム対応で対策書を提出しなければならないとか、指定日までに商品を届けなければならないとか、どうしても終わらせなければならない日時が発生してしまいます。
でも不思議な事に、その日時を過ぎても問題ない場合もあります。
上で上げた例の中では、商品を指定日までに届けなければならない行動です。
勿論、指定日までに届けるのが相手との信頼関係構築のためには大切ですが、相手に了承を得たのであれば指定日を過ぎて届けても問題になりません。
他方で、顧客のクレーム対応で対策書を提出するのは期日通りに行った方が良いでしょうね。
でも検証に時間がかかる場合、期日までに簡易的に報告を行うことを相手に了承して貰えれば、期日までの仕事量を減らすことが出来ます。
目的のある行動には必ず期日がありますが、その期日は常に絶対的なものではありません。
また目的のある行動そのものも成果の発表の仕方を変えることで、期日までにかけられる時間の量を変える事が出来ます。
期日のある行動は、常に相手がいますので、無理な場合にはその旨を相手に伝え、本当に終わらせなければならない納期を設定していきます。
当然の話ですが、本当の納期を設定してしまったら、どのような成果であれ終わらせなければなりません。
生産性の高い行動を取る為のアクションプランは
実現出来ない行動が発生する場合、相手と相談して本当の納期を設定する
４．事実を伝える
皆さん、相手に事実を伝えていますか？
意外にも事実を伝えられていない人が多いです。
2ちゃんねるの開設者であるひろゆき氏がTV番組で言った言葉があります。
煽り言葉として一部のユーザに親しまれていますが、実際問題、事実ではなく自分の感想を伝えている人は多く見受けられます。
事実と感想は何が違うのか？
事実を伝えるには、実際に生じた事象を伝える必要があります。
実際に生じた事象を伝えるには、それ相応のデータに基づき話をする必要があります。
他方で、感想は実際に生じた事象を自分の中で受け止めた想いを伝えています。
データを示すことなく、人伝に聞いた話や斜め読みした情報で自分の思い描いた姿を表現しています。
感想を伝える行為が如何なる場においても悪だとは言いませんが、生産性を高めるには相手へ事実を伝え、かつ自分自身も事実を受け止めていく必要が出てきます。
ネット上に様々な情報があるこの時代において、情報の収集に時間は多く要しません。
事実を伝えなければならない時はデータを纏めてから、伝えに行きましょう。
生産性の高い行動を取る為のアクションプランは
必要となるデータの収集を行い、根拠に基づいた事実を伝える
最後に
今回は『会社では教えてもらえない 生産性が高い人の思考整理のキホン』を紹介し、かつ私の考えを伝えていきましたが、皆さん如何だったでしょうか。
もし「良かった」とか「タメになった」と感じましたら、コメントを頂けると幸いです。
それでは最後に今回の復習です。
生産性の高い行動を取るには4つの方法があります。
- 思考整理＝準備
- 行動を分解する
- 本当の納期を理解する
- 事実を伝える
一つ目の"思考整理＝準備"は、目的に沿わない考えを除外し、目的を達成するのに必要となる考えを抽出する行為です。
思考整理を実現するアクションプランは
- 考えていることを紙に書き出す
- 書き出した内容を読んで、いらないものを取り除く
- 残った内容を並べ替えて、行動する順番を組み上げる
思考のミニマリストになりましょう。
二つ目の"行動を分解する"は、思考整理が完了した段階において、実際に行動していくフェーズです。
実際に行動していくにあたり、生産性を高めるアクションプランは
- 完了する時間をざっくりと見積もる
- 目的を明確にし、再認識する
- 複雑な内容を分解して、単純な内容にする
作業中に迷子になりやすいので、要所ごとに見直しましょう。
三つ目の"本当の納期を理解する"は、複数の案件を抱え込み過ぎてしまい負荷オーバでパンクする前に、本当の納期を設定していく行為です。
パンクしない為のアクションプランは
実現出来ない行動が発生する場合、相手と相談して本当の納期を設定する
意外に納期は前倒しで設定されているものです。
四つ目の"事実を伝える"は、自分自身が受け止めた感想ではなく、データに基づいた話をしていく行為です。
感想にならないで話をするためのアクションプランは
必要となるデータの収集を行い、根拠に基づいた事実を伝える
事実を伝えるのは意外に難しいので、意識するところから始めましょう。
もしも私の記事を読んで本書に興味を持ちましたら、ぜひ手に取って読んでみてください。
では、また次の記事でお会いしましょう。
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